Mire érdemes figyelni cégvezetőként?

Jelenlegi ügyfeleink jelentős része másik könyvelőtől érkezett. Szinte kizárólag a kapott szolgáltatás minősége miatt döntöttek a váltás mellett. Volt közöttük több olyan eset, amikor a váltásra több év gondolkodás után került sor. Jelen bejegyzésben elmeséljük azokat az eseményeket, ami mindezt kiváltotta, illetve azt is bemutatjuk, hogy mi volt ezek mögött.

Okok, amelyek elgondolkodtatták a cégvezetőt:

• nem tudta elérni a könyvelőt hosszabb időn keresztül,
• nem kapott meg egy hitelt, mivel nem volt meg időben a kért főkönyvi kivonat,
• hatósági büntetések a könyvelő mulasztása vagy hibája miatt,
• bank figyelmeztette a benyújtott főkönyvre alapozva, hogy nézzen utána a könyvelésének, mivel ő úgy látja itt gondok vannak,
• elhúzódó vagy rossz kimenettel kecsegtető NAV ellenőrzés.

Milyen okok bújnak meg a fenti problémák mögött:

• a könyvelő túlterhelt (ez legtöbbször akkor fordul elő, ha alacsony könyvelési díjat kér, amiből nem tud megélni, ennek következtében több ügyfelet kell vállalnia, amelyre viszont nem jut elég ideje),
• a könyvelő alkalmatlansága (nagyon sokan megfelelő tudás és tapasztalat hiányában vágnak bele könyvelői vállalkozásban. Sokszor tapasztaljuk, hogy még a kötelező regisztrációval sem rendelkeznek. Ha bele gondolunk, hogy mennyi jogszabály ismerete szükséges ahhoz, hogy ezt a tevékenységet felelősséggel végezni tudjuk, és hozzá vesszük, hogy milyen gyakran változtatnak rajtuk, akkor könnyen belátható, hogy egy 1-2 személyes vállalkozásnak ezek ismerete mekkora erőforrásokat igényel. Ha még ezek mellett alacsony a szolgáltatása díja, akkor kérdésként merül fel, hogy mikor van ideje, energiája a jogszabály változások lekövetésére.)
• a könyvelő hanyagsága (sajnos ezzel is sok esetben találkozunk, amikor nem a feni problémák állnak a gondok mögött, egyszerűen csak nem törődöm a könyvelő.)
• Az ügyfél hozzáállása (ezt is meg kell említenünk, hiszen a sikeres együttműködéshez nélkülözhetetlen az ügyfél közreműködése. Egy jó könyvelő sok mindent meg tud oldani, de nem mindent. Így a könyvelés szerves részét képezi az ügyféllel történő együttműködés. Mi bizonylatokból, információkból dolgozunk. Ha valamelyiket nem kapjuk meg, akkor nem tudunk segíteni. Volt sajnos olyan tapasztalatunk, hogy az ügyfél mindent az előző könyvelőre hárított, és végül kiderült, hogy a legtöbb esetben az ügyfél hanyagsága okozta a problémát. Tudomásul kell venni, hogy ebben a kapcsolatban is dolgozni kell, hogy sikeres eredményeket érjük el.)

 

Mit eredményezett a fenti okok fennállása:

• bevallások, adatszolgáltatások késedelme: ennek kapcsán a legkirívóbb esetünk az volt, amikor hatósági felszólítás, majd egy kisebb büntetés, ezt követően pedig egy nagyobb büntetés érkezett, mire a könyvelőnek sikerült beadni a hiányolt bevallást. Ezt pedig több esetben is ugyan így sikerült elkövetni. A büntetés eltusolását pedig ÁFA visszaigénylésből vezette át, hogy a cégvezető ne szembesüljön a problémával.
• Beszámoló közzétételével kapcsolatos problémák: elég gyakran előfordul, hogy a határidőt követően teszik közzé. A másik ezzel kapcsolatos probléma, hogy a taggyűlés nem hagyja jóvá, pedig csak azt követően küldhető be. Ez azért kínos, mivel ez egy nyilvános adatbázis, bárki hozzáférhet és láthatja nem csak az ott szereplő adatokat, de a közzététel időpontját is. Egy nagyobb szerződés kötés esetén egy felelős vállalkozó minősíteni fogja szerződés kötés előtt álló partnereit. Egy hozzáértő pedig nemcsak a késedelmet fogja tudni megállapítani, de a cég működéséről is nagyon sok árulkodó adat van benne, így ez egy nagyon komoly kérdés.

Leendő partnereinket vagy adótanácsadásra érkező megkeresések esetén mi is elsők között nézünk rá a beszámolóra és sajnos nagyon sok könnyen orvosolható a cég megítélését nagymértékben rontó adatokat látunk benne. A beszámolóból többször állapítottuk meg, hogy rossz adózási formában van, amelynél sokkal kedvezőbb is lenne a gazdálkodó számára.

• Főkönyvi kivonat nem megfelelő produkálása: Egy ügyfelünket úgy szereztük, hogy főkönyvi kivonat hiánya miatt eset el egy kedvező hitel lehetőségtől. Az ügyfél időben jelezte a könyvelés felé, hogy mihez és mikorra kell a kért főkönyv, viszont ezt így sem sikerült produkálni. Azt már nem is ecsetelem, hogy ezzel mekkora kára keletkezett és természetesen ez az ügyfélnél csapódott le.
• Könyveléssel kapcsolatos problémák: sajnos nem tudom kihagyni a felsorolásból a számunkra legtöbb gondot okozó problémát, mégpedig a könyvelés megfelelő vezetését. Itt a legtöbb problémát az analitikus nyilvántartások hiánya okozza. Egy laikus számára a könyvelés egyik eredménye a főkönyvi kivonat. A működése során a legtöbbször ezt kérik tőle (hitelek, pályázatok kapcsán). Abban viszont kevesen gondolnak bele, hogy a főkönyvi kivonat mellett számos analitikus nyilvántartással kell egy vállalkozásnak rendelkeznie. A jó hír az, hogy ezek többségét a könyvelő vezeti. Az analitikus nyilvántartásra azért van szükség, mivel a főkönyv kizárólag értékbeli nyilvántartást vezet. Ahhoz, hogy meg tudjuk mondani, hogy ezek az értékek tételesen mit tartalmaznak szükséges az analitikus nyilvántartás. A legtöbb problémát ezen nyilvántartások hiánya vagy a főkönyvvel nem egyezősége okozza. A teljesség igénye nélkül:
  • vevők, szállítók esetében a főkönyvben nyilvántartott összeg melyik partner felé, milyen számla alapján áll fent, mikor jár le a fizetési határidő, vagy mikor lett kifizetve, ehhez szükséges a vevő és szállítói analitika. Ezekkel általában rendelkeznek. Itt a fő gond az szokott lenni, hogy nincs összhangban a valósággal. Olyan nyitott tételek szerepelnek benne, ami már rég nem áll fent.
  • Adott, kapott előlegek esetében a vevő-szállító analitikához hasonló nyilvántartással kell rendelkeznünk, hogy tudjuk melyik partner felé, melyik szerződés kapcsán van követelésünk vagy kötelezettségünk.
  • Tárgyi eszköz nyilvántartás esetében a legtöbb hiányosság az adótörvény szerinti ÉCS kimutatás hiánya szokott lenni.
  • Pénztárjelentés: ez az egyik olyan nyilvántartás amelynek vezetése az ügyfél kötelezettsége. Ez törvényi előírás mellett azért is nagyon fontos, mert az itt szereplő pénzösszegnek, meg kell egyeznie a cég pénztárában ténylegesen szereplő készpénzzel és a könyvelésben ugyan ennyi pénztár egyenlegnek kell lennie.

Mindezek a problémák pedig egy nyomozó munkájával érnek fel, mire jobb esetben sikerül kideríteni, hogy adott főkönyvi számon nyilvántartott érték mit is takar. Sajnos ha ez nem vezet eredményre és az összeg nagysága miatt nem lehet szemet hunyni felette, akkor nem marad más választás, mint az újra könyvelés.

Sajnos túl sokszor fordul elő, hogy olyan adatokat kapunk az előző könyvelőtől, amellyel nem tudunk mit kezdeni és kizárólag az újra könyvelés oldja meg a problémát. Ez pedig egy elég húsba vágó kérdés, hiszen egy olyan szolgáltatást kell újra kifizetnie az ügyfélnek, amelyet már egyszer elvileg már kifizetett.

• Rossz adózási mód: elég gyakori probléma. Sajnálattal szoktuk megállapítani, hogy sok millió forinttal több adófizetési kötelezettség keletkezik, abból kifolyólag, hogy nem váltott a könyvelő egy kedvezőbb adózási módba.